> A quel nombre se limiter ?
> Qui inviter et combien ?
> Sur cette base, définissez votre fête :
> Le nombre d’invités est déterminant.
> Placer vos invités à table
> Quelles quantités prévoir ?
> Et les boissons…
> Combien de temps à l’avance faut-il commencer à chercher ?
> Le devis constitue-t-il un engagement ?
> Quel est le niveau de détail du devis ?
> Que se passe-t-il en cas de dépassement du devis ?
A quel nombre se limiter ?
Tout dépend de votre capacité à faire des choix. Un nombre important de devis multiplie certes les possibilités, mais vous place dans ce fameux embarras. Un choix de 4 ou 5 salles est un maximum. Attention, le prix n’est pas le seul élément à prendre en compte. Bien des coopérations se nouent au feeling et grâce au bouche-à oreille. Informez-vous auparavant sur l « historique » du prestataire.
Qui inviter et combien ?
Dessinez 3 cercles à partir desquels vous organiserez la fête :1. Les proches : ce sont ceux que vous avez souvent au téléphone, que vous voyez régulièrement, que vous avez grand plaisir à retrouver. C’est la famille proche et les amis.2. Les copains : ce sont ceux que vous rencontrez de temps en temps, que vous avez eu plaisir à rencontrer une fois.3. Les contacts : ce sont les relations dites « d’affaires », de sport, de club, de vacances, ceux que vous rencontrez en coup de vent tout en vous disant qu’à l’occasion « on se verrait bien en dehors du … « . C’est aussi la famille éloignée que l’on ne rencontre qu’aux « grandes occasions ».
Sur cette base, définissez votre fête
Votre fête à un but : pour une crémaillère : à qui voulez-vous vraiment présenter votre intérieur, pour une communion : à qui voulez-vous vraiment faire partager cette fête familiale, pour un mariage : à qui voulez-vous vraiment faire partager votre joie, etc.Ce peut être une soirée de proches – décontractées – ou de contacts – avec » mise en scène « Ce peut être une fête champêtre de copains – à la bonne franquette – ou de contacts – avec le but de décontracter ces contacts – Ce peut être une soirée à thème de copains – tous les débordements seront admis voire souhaités ! – ou de contacts – un contrôle de la situation sera nécessaire !
Le nombre d’invités est déterminant
Si vous souhaitez des conversations étroites, ne dépassez pas 6 ou 8.Si vous souhaitez favoriser des rencontres, restez entre 8 et 20.Si vous souhaitez une fête avec force amusements, soyez au moins 20 et au plus selon votre espace ou votre budget.Pour les moins de 6 ans, prévoyez un enfant de plus que l’âge de votre enfant, soit 5 enfants de 4 ans.Au-delà, vous pouvez être submergé !Pour les 7 à 12 ans, prévoyez 2 à 3 enfants de plus que l’âge de votre enfant, soit 10 enfants de 8 ans.Le choix des invités déterminera donc l’ambiance recherchée.
L’idéal est de faire cohabiter des invités qui s’enrichiront mutuellement de leur conversation.Eviter de placer côte à côte ou face à face des invités qui se supportent difficilement ou d’opinion trop tranchées.
Placer vos invités à table
Souvent l’apéritif est debout et la suite assise. Généralement, on regroupe les invités par groupe d’âge et on les assois en alternant les hommes et les femmes dans la mesure du possible. Les tables des amis des mariés seront placée plutôt proches des sources de bruit … et les petits enfants plutôt à l’opposé afin que leur terrain de jeu ne se confonde pas avec la piste de danse ou de « spectacle ». D’une manière générale, la table d’honneur – elle, sera au centre – rassemble les mariés et leurs témoins. Les parents des mariés seront séparés pour présider les tables de famille de chaque côté. Un autre choix peut être de mélanger systématiquement les familles afin de faciliter leur connaissance. Les jeux de l’animation devront y contribuer !
Les amis des mariés se retrouveront à une ou plusieurs tables. En général, ils se connaissent à moins que ce ne soit justement l’occasion de leur faire faire connaissance ! Les célibataires seront regroupés avec doigtés … Chacun aura son idée derrière la tête, il faudra donc le faire subtilement … Les enfants seront regroupés par tranche d’âge avec éventuellement quelqu’un pour s’en occuper à moins que leur table ne soit pas trop éloigné d’un ou plusieurs parents.
Si la noce est nombreuse, nommer les tables et les places avec un porte nom ou sur une autre idée que vous trouverez dans Fiesta i Fiesta.Les noms des tables seront liés au thème de la fête !
A l’entrée de la salle, chacun trouvera son nom et la table à laquelle il est placé. Ce sera placé sur une table ou dessiné sur un grand tableau.
De manière générale, comptez minimum 1 m²/ personne pour déterminer la surface de votre lieu de réception (ou 2 personnes debout pour 1 m²).
Quelles quantités prévoir ?
On mange moins debout qu’assis et plus on est nombreux, moins on mange. Donc pour 30 personnes comptez 25, pour 50 personnes comptez 45 ou 40. Et ainsi de suite.
Canapés ou amuse-bouches froids : 6 ou 7 par personnesPour un apéritif très amélioré, ajouter 4 pièces chaudes par personne.Pour un buffet dînatoire, ou un repas assis : viande ou poisson : 120 à 150 g par personneLégumes : 120 à 150 g par personneFromage : 50 g par personne.Petits fours : 5 ou 6 par personne ou 120 g de gâteau.Glace ou sorbet : 10 cl par personne.En réalité, il existe des règles de quantité liées à l’expérience des traiteurs et de ceux qui organisent de belles fêtes. Il vaut mieux compter plus que pas assez. Voici des bases de quantité pour un buffet de personnes adultes.
Et les boissons…
Apéritif :
1 bouteille de Champagne pour 6 personnes1 bouteille de whisky pour 12 personnes75 cl de cocktail pour 6 personnes1 litre de jus de fruits pour 4
Repas:
Les vins rouges 1 bouteille pour 2 à 3 personnesLes vins blancs 1 bouteille pour 3 à 4 personnesLes vins rouges 1 bouteille pour 2 à 3 personnesLes Champagnes 1 bouteille pour 3 personnes (pour l’apéritif)Les Champagnes 1 bouteille pour 4 personnes (pour le dessert)Sodas et eaux minérales : 1 litre par personneDans quelles circonstances faut-il demander un devis (salle de réception, traiteur…) ?
Dés que le coût de la réception se décompose en plusieurs postes et fait intervenir notamment du personnel. Même si elle paraît attrayante, la notion de forfait global est très subjective et souvent floue. Ainsi, la location d’une salle communale de province peut se traiter par simple accord oral, celle d’un salon particulier avec décoration florale, service de parking… requiert un devis écrit détaillé. Pour un vin d’honneur, sachez qu’il faut compter approximativement X personnes pour X faire-parts envoyés (même si 1 faire-part = plusieurs personnes invités, bien évidemment)
Combien de temps à l’avance faut-il commencer à chercher ?
Le plus tôt sera le mieux. Vous pourrez ainsi faire jouer la concurrence et comparer les prestations. Armé de vos devis, n’hésitez pas à négocier farouchement, cela fait partie du scénario de tout accord commercial. Comparez toutefois ce qui est comparable. En particulier, le devis d’une salle de réception fait parfois intervenir la période de référence. Enfin, la durée de vie des devis n’est pas infinie. Ils sont en général valables de 15 jours à 1 mois selon les prestataires.
Le devis constitue-t-il un engagement ?
En aucune manière car il ne s’agit que d’une estimation, qui d’ailleurs, dans la plupart des cas, est gratuite. Toutefois, s’il est accepté, le client peut le valider en apposant la mention « Bon pour accord ». Dans les cas plus complexes, le devis débouche sur un véritable contrat en bonne et nue forme, agrémenté de closes de paiement, de résiliation et de l’énumération des contraintes et obligations des parties.
Quel est le niveau de détail du devis ?
Maximum ! Il ne s’agit pas d’un tarif mais de l’évaluation totale d’une prestation personnalisée. Une entreprise sérieuse mentionnera le détail de chaque poste. Notamment vous saurez précisément le tarif horaire supplémentaire (s’il existe) du personnel de service, le prix unitaire de location de vaisselle… Le devis doit être rédigé évidemment sur un papier à entête de l’entreprise, et daté. Tous les prix seront mentionnés HT (en euro) et calculés avec la TVA en vigueur.
Que se passe-t-il en cas de dépassement du devis ?
Nombre plus important d’invités, nouveaux éclairages, dépassement de l’horaire imprévu, dégâts accidentels graves (assurez-vous que la salle est couverte en responsabilité civile), il existe hélas des circonstances où l’addition dépasse les prévisions même les plus justes. Le devis doit être alors renégocié durant la réception. Anticipez toutefois ce dépassement dans l’évaluation de votre budget.
A l’inverse, il arrive que certains prestataires annulent leur offre après acceptation du devis et après versement d’un acompte. Ce fut le cas durant la Coupe du Monde 1998. Beaucoup de restaurateurs et d’hôteliers ont préféré rembourser 3 fois le montant des arrhes pour accueillir des supporters étrangers au prix (très) fort.
